关于做好毕业班合影照片归档工作的通知

各学院：

根据《商丘师范学院档案管理办法》、《商丘师院档案归档范围和保管期限表》，现在开展毕业班合影照片的收集归档工作。现将有关事项通知如下：

一、归档时间

6月30日以前。

二、归档范围及要求

1、全日制2017届毕业班合影照全部归档，往届毕业班合影照也要收集归档。

2、照片——要清晰，背面应附有主题：“商丘师范学院XX届XX学院XX班（如计算机升本15-1班）毕业合影”，要列出所有人姓名。姓名顺序应与照片中座次相一致，如：前排（或第一排）左起+姓名，中排（或第二排、第三排）左起+姓名，后排（或第三排、第四排）+姓名。

3、文字说明——每张照片均要附有纸质文字说明，要求A4纸打印，小四宋体，word格式。

文字说明是对照片中相关信息的说明。内容格式如下：

题名：商丘师范学院2017届XX学院XX专业XX班毕业合影

拍摄时间：8位数字（如20170519）

拍摄地点：（如文化路校区大礼堂北门）

摄影者：

人物（从左到右）：

     第一排： ……、……、……

第二排： ……、……、……

 注：领导和教师须标明。如第一排：李XX（人文学院老师）、王XX（人文学院辅导员）、龙XX（人文学院党总支书记）、庄XX（人文学院院长）…… ……。

4、电子照片文件命名为“序号XX届XX班毕业合影照”，文字说明电子版文件命名为“序号XX届XX班毕业合影照文字说明”，二者文件命名顺序要一致。最后，将同一届的毕业班级照片、文字说明电子文件放入文件夹，文件夹命名为“XX学院XX届毕业班合影”，可刻录成光盘移交。

5、照片、文字说明的纸质版和电子版须一并移交归档。纸质材料报送地点：平原路校区院系办公楼901、904室，电子版压缩后发送到邮箱：sqsydag@ 163.com。

各学院要安排专人负责，统一报送。

联系电话：2586878

说明：所说“XX届”应为毕业年份，“XX学院”应为毕业时学院名称全称，“班”应为教务处学籍科核定的“班级名称”（如2016届计算机与信息技术学院计算机升本14-1班，2017届信息技术学院软件技术专15-1班）。

                                                           党政办公室

                                                         2017年5月16日