学校行政公文是学校在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文处理指公文的办理、管理、立卷归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。校长办公室是我校行政公文处理的管理机构，主管全校的行政公文处理工作并指导各单位的公文处理工作。为使我校行政公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高行政部门工作效率和质量，依据国务院《国家行政机关公文处理办法》及上级有关规定，特制定本办法。

一、公文种类

我校行政公文的种类主要有：(1)决定：适用于对重要事项（工作）或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项;(2)公告: 适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项;(3)通告：适用于公布全校各有关方面应当遵守或者周知的事项;(4)通知：适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求各单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，发布规章，任免人员;(5)通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况;(6)报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问或者上级交办的事项;(7)请示：适用于向上级机关请求指示、批准; (8)批复：适用于答复校内各单位的请示事项;(9)意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法;(10)函：适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项;(11)会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

二、公文格式

公文通常由文头、文干和文尾等三大部分组成。

公文文头部分包括：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识（也称公文版头，一般套红印制）、发文字号、签发人等。

公文文干部分包括：标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期（印章）等。

公文文尾包括：附注、主题词、抄送机关、印发单位、印发日期等。

三、公文处理程序及要求

公文处理包括发文处理和收文处理两个方面的工作。

(一)发文处理是指公文拟稿到发出和保管的整个运行过程。发文处理程序包括：交拟→拟搞→审核→签发→缮印→校对→用印→登记→分发→投送→立卷→归档→销毁等环节。

1.交拟是领导人将撰写公文的任务交给有关撰稿人员，它包括指定作者和明确任务两项内容。交拟内容要尽量详细，要向撰稿人员交政策、交意图、交要求、交写法。

2.拟搞是关系公文质量优劣的关键性环节，要求内容准确、主题突出、观点鲜明、表达确切。撰稿人员完成写作任务后，要在文稿首页附上发文单，并按要求填写有关栏目。

3.审核是对公文草稿的审查核对，其主要任务就是对拟出的文稿，从内容到形式上进行总的把关。凡是以院行政名义的行文，在送交院领导审批签发之前，均应送交院长办公室进行审核，然后送院领导签发。

4.签发是单位领导人对审核过的文稿进行最终审定并签署印发。草拟的文稿一经签发即成定稿。签发文稿要按归口签发的原则进行。一般来说，先由分管领导人签发，然后由主管领导人签发。对于未经学校办公室审核而直接送校领导的文稿，校领导一般不应签发，防止造成文稿“倒流”。领导人在发文单上填写的签发意见要明确，要签署姓名和时间。签发完毕后，办公室工作人员要进行发文登记和发文编号。

5.缮印是根据领导人签发后的定稿，经过缮写或印刷制成正式文本。缮印要忠于定稿，印制格式要规范，要力求使每一份公文的外观形式都端庄、美观、大方，同时要注意做好保密工作。

6.校对是保证公文文字准确，避免出现错漏的重要环节。要严格按照校对要求和步骤进行校对，要正确使用校对符号并遵守使用规则。

7.用印是指在制成的公文落款处加盖发文单位的印章。除会议纪要外，其它公文一律要加盖印章。用印要以领导人签发为依据，要注意名称的统一，要保证印章字样的端正、清晰。

8.发文登记是对准备发出的公文进行统一记载，以便对发文进行清点、统计、控制、查找和回收。发文登记的项目要合理，登记要准确。

9.分发是依照发文的范围，对印制后的公文点份、写封、拣配、装封和加封。向外发出的涉密公文除了要封口之外，还要密封。

10.投送是通过一定形式，将公文送到受文单位。投送要准确、及时、安全，要严格履行登记手续。涉及国家秘密的公文要通过机要通讯部门投送。

11.立卷是各单位根据立卷的分工将处理完毕的具有查考和保存价值的公文，按照它们之间的联系组成案卷。立卷要遵循公文形成的规律，保持公文之间的历史联系，便于保管、查找和利用的原则。立卷前，应参照归档范围，将需要归档的公文收集齐全。立卷要按公文的共同特征，适当照顾公文的不同保存价值组卷，并编排页号，填写卷内目录，拟写案卷标题等，经检查、装订后，向学校档案馆移交。学校档案馆负责指导立卷工作。

12.归档是将一年来立成的所有案卷移交给学校档案部门集中保管。

13.销毁是对没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和有关领导人批准后，定期销毁。销毁涉及国家秘密的公文要履行严格的登记和批准手续，并由两人以上进行监销。

(二)收文处理是指对收进的公文进行办理和保管的整个过程。收文处理程序包括签收→拆封→登记→筛选→分发→传阅→拟办→批办→承办→催办、查办→办复→立卷→归档→销毁等环节。

1.签收是收到公文后在对方送件登记簿上签字。签收时要认真细致做好检查、清点工作，核实无误后在送件登记簿上签署姓名和时间。行政系统的公文以及参加会议带回的文件材料统一由学校办公室签收。

2.拆封是办公室工作人员特有的职责，除被授权外，其他人员一律不得擅自拆封。对拆封后取出的公文要仔细清点，如发现有出入，应立即采取措施。

3.收文登记是对收到的公文，按照一定的要求进行编号，并记录公文的来源、时间、标题、去向和处理结果的工作。登记可采取簿册式登记、卡片式登记、联单式登记和电脑登记。登记时要逐项填写项目，防止出现漏登、重登和跳号现象。收文登记后，要在公文右上角加盖收文章。

4.筛选是对收文进行鉴别和归类。通过筛选将重要的公文，分别缓急先后送领导人阅读，从而有效地减轻领导人的阅文负担，提高工作效率。

5.分发是将筛选后的公文分别送有关领导人、有关单位或承办人员。分发要保证主要领导、主管领导和主办单位的需要优先分发。对于不能确定承办单位的公文，应按领导的批示意见分发。

6.传阅是办公室人员组织有关领导和单位轮流阅读公文。对于平件一般采取轮辐式传阅法（分传）；对于急件、绝密件和密码电报采取专人送阅法；还可以利用机要阅文室集中阅读公文。传阅公文要严格控制阅读范围。办公室工作人员在组织传阅过程中要勤送、勤取、勤催。

7.拟办是办公室的负责同志对收文进行阅读后，提出初步处理意见，供领导同志斟酌参考。拟办意见要准确可行、简明扼要，并填写在“收文处理单”的“拟办意见”栏内。

8.批办是单位领导人对收文如何办理作出批示意见。批办意见要明确提出处理的原则和方法，明确指定承办部门或承办人，并签署姓名和时间。批办意见要填写在“收文处理单”的“批办意见”栏内。

9.承办是有关单位的工作人员，根据领导的批办意见，按照来文的内容和要求，具体办理和执行来文精神。承办要落实责任、分清主次先后。对于需要几个单位会办的公文，主办单位要主动牵头，做好协商工作，协办单位要积极配合。

10.催办、查办是办公室工作人员对需要办理答复的公文，根据缓急情况和承办时限的要求，对承办单位及时进行督促、检查。催办、查办要注重实效，在落实上下功夫。常用的方法有：打电话、发函和登门催办、查办。

11.办复是在办理完毕后，将承办情况和结果及时向批示领导人和来文单位答复。需要办复的公文，无论上级、下级，还是平级和不相隶属单位的，都应做到件件有着落，事事有结果。办复后，承办者应将办复的结果、办复的形式及办复人的姓名、办复时间填写在“收文处理单”的“处理结果”栏内。

12.立卷、归档、销毁环节的工作要求与发文处理程序中的有关环节基本相同。