关于2017年度文件材料立卷归档工作的通知

作者： | 发布日期：2018-04-11 | 浏览次数：

校内各单位：

为准确、完整、系统地收集、保存学校2017年的文件材料，做好立卷归档工作，根据《普通高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局第27号令）、《商丘师范学院档案管理办法》（院发［2009］9 号）,现将有关事项通知如下:

一、立卷归档工作

各归档单位（见附件4）按照院发[2007]10号《商丘师范学院文件材料归档工作规范》（见附件5）的要求，认真做好2017年度文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。

1.文件材料归档范围，各归档单位严格按照文件院发[2009]10号《商丘师范学院档案归档范围和保管期限表》（见附件6）的规定执行，对2017年1月1日至2017年12月31日形成（产生）的文件材料进行立卷归档。

在2017年之前形成的文件材料应归档而由于各种原因未归档的，也一并归档，移交时按应归档年度提供移交文件材料及归档文件目录。

2.不归档的文件材料范围，按照院发[2007]10号《商丘师范学院文件材料归档工作规范》的附件《商丘师范学院不归档的文件材料范围及处理办法》（见附件5）执行。

3.归档文件材料应齐全完整；纸质文件材料应为原件；上级来文与文件处理单并存，本校文件与文件签发单、定稿并存，正文与附件并存。

4.实行纸质文件、电子文件双套归档制。无电子文件的，纸质文件归档；有电子文件的，电子与纸质文件同时归档；电子文件归档时，必须同时提供纸质文件。

5.文件材料用纸应规范，书写、打印、用印等应用耐久材料；字迹、印信等应清晰、完整；责任者和成文时间应标明。

6.声像材料归档时应附有文字说明，并注明责任者、形成时间、内容等，归档的声像材料应图像清晰、音质良好。

7.归档程序：各归档单位兼职档案员负责本部门的立卷工作，统一向档案馆移交文件材料及归档文件目录。移交时填写《档案移交(接收)登记簿》，一式二份，由移交单位和档案馆相关人员签字移交，归档单位和档案馆各执一份，以备查验。

8.归档时间：4月16日—4月30日。文件材料归档完整程度是档案工作业务的基本指标，各归档单位务必在归档期限内完成归档。

9.未能完成应有文件材料归档的单位，将列出具体应归档文件材料，通过电子邮件和电话向该单位分管档案工作的领导和兼职档案员发出催归通知。催归通知发出一个月之内，应归文件材料还不能归档的，将通过在学校网页上公示等形式进行通报。

二、报送分管档案工作领导、兼职档案员名单

学校各职能部门（包括继续教育学院、创新创业学院两个学院，不含其他教学单位）均应设置1-2名兼职档案员,明确分管档案工作。

各职能部门务必高度重视档案工作，尽快确定兼职档案员人选，于4月16日17:00前将分管档案工作领导、兼职档案员登记表发至邮箱：sqsydag@163.com。(“sqsydag”为“商丘师院档案馆”拼音的第一个字母)

联系电话：3057019（687019），3056820（687020）

联系人：郭鸿雁，孙伟翔

办公室：平原路校区院系办公室楼九楼 901，902房间

（档案工作QQ群：542449293或微信号：ayan0523欢迎各位兼职档案员加入，方便及时公告档案移交情况和解答相关问题）

党政办公室

2018年4月11日